RH & planning
Planning nounou Excel - Modèle Gratuit
Modèle Excel pour suivre les gardes, horaires, heures réalisées, rémunération, frais et synthèse mensuelle d’une nounou.
2026-10-04
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Ce planning nounou Excel suit chaque journée de garde, les horaires prévus et réels, les pauses, les heures réalisées, les frais kilométriques, l’indemnité d’entretien et le total à payer. Il contient quatre onglets : Planning garde, Synthèse mensuelle, Paramètres & consignes et Mode d’emploi.
Vous saisissez les cellules prévues dans Planning garde ; les heures, écarts, rémunérations et statuts se calculent automatiquement. La Synthèse mensuelle regroupe les données de janvier à juin 2026 pour contrôler le paiement et le budget.
Les principaux atouts de ce modèle Excel
- Suivez jusqu’à 100 journées de garde dans l’onglet Planning garde, des lignes 5 à 104.
- Comparez les heures prévues et réalisées avec un écart calculé automatiquement chaque jour.
- Calculez le total journalier avec la rémunération brute, les frais kilométriques et l’indemnité d’entretien.
- Repérez immédiatement une absence, un départ anticipé, des heures supplémentaires ou une journée conforme.
- Contrôlez le budget mensuel de 850 € dans l’exemple fourni et l’écart entre dépenses et budget.
- Centralisez les tarifs, l’indemnité de 4,50 € et le barème kilométrique de 0,45 € par kilomètre dans les paramètres.
- Préparez la vérification mensuelle avant le paiement et la déclaration via Pajemploi ou l’URSSAF, selon votre régime.
Guide pas à pas
- Ouvrez l’onglet Paramètres & consignes et remplacez les noms, la ville, le tarif horaire, le budget et les indemnités par les données de votre contrat.
- Dans Planning garde, saisissez une ligne par journée dans les cellules jaunes : date, enfant, nounou, ville et horaires prévus.
- Ajoutez les horaires réels, la pause en heures, les kilomètres, le type de garde et un commentaire si la journée diffère du contrat.
- Laissez les colonnes calculées se mettre à jour : heures prévues, heures réalisées, écart, tarif, rémunération, frais et total journée.
- En fin de mois, ouvrez Synthèse mensuelle pour contrôler les jours gardés, les heures, les heures supplémentaires, le taux de présence et le total à payer.
- Comparez l’écart budgétaire, vérifiez les absences et les congés, puis conservez une copie validée avec les justificatifs nécessaires.
Fonctionnalités incluses
Colonnes distinctes pour les horaires prévus et réels, avec déduction automatique de la pause.
Calcul des heures prévues et réalisées avec des formules IF et gestion des cellules incomplètes.
Recherche automatique du tarif selon le type de garde avec VLOOKUP dans la table des paramètres.
Majoration des heures supplémentaires selon le taux renseigné dans Paramètres & consignes.
Calcul séparé de la rémunération brute, des kilomètres remboursés et de l’indemnité d’entretien.
Synthèse par mois avec heures, présence, rémunération, frais, indemnités et écart budgétaire.
Deux graphiques dans Synthèse mensuelle : comparaison des heures prévues et réalisées, puis répartition des statuts.
Comment utiliser un planning nounou Excel au quotidien
Un parent employeur utilise ce fichier pour rapprocher le contrat de travail de la réalité de chaque journée. Une ligne correspond à une date de garde et permet d’associer l’enfant, la nounou, la ville, les horaires prévus, les horaires réellement effectués et les frais.
Une saisie adaptée aux journées réelles
L’onglet Planning garde comporte 100 lignes opérationnelles, de la ligne 5 à la ligne 104. Les colonnes A à J reçoivent les données de saisie : date, enfant, nounou, ville, horaires, pause et commentaires. Les colonnes U et V ajoutent le type de garde et les kilomètres.
L’image 1 montre cette organisation en largeur, avec les colonnes de saisie à gauche et les résultats à droite. Par exemple, pour une garde de 08:00 à 18:00 avec 0,5 heure de pause, le tableur calcule 9,5 heures réalisées.
Un contrôle utile avant le paiement
La colonne Statut signale automatiquement une absence, des heures supplémentaires, un départ anticipé ou une journée conforme. Si la journée prévue est de 9 heures et la journée réalisée de 9,5 heures, l’écart affiche 0,5 heure et le statut devient Heures supplémentaires.
L’image 2 présente la Synthèse mensuelle : six mois, de janvier à juin 2026, sont comparés avec les jours planifiés, les jours gardés, les heures et les montants. Un parent employeur peut ainsi vérifier en cinq minutes que 20 jours planifiés ne conduisent pas à 22 journées facturées.
Pour plusieurs situations de garde
Le fichier convient à une famille avec un enfant comme à une organisation alternant accueil régulier et occasionnel. Les listes déroulantes proposent trois enfants, trois nounous, dix villes et trois types de garde ; vous pouvez adapter les valeurs prévues dans les cellules de saisie.
Les règles françaises à vérifier avant de payer la nounou
Le tableur aide au suivi, mais il ne remplace pas le contrat ni la déclaration employeur. Pour une garde d’enfant à domicile ou par une assistante maternelle, vérifiez les horaires, la rémunération et les indemnités avec les règles applicables à votre situation.
Heures, congés et déclaration
La durée légale de référence est de 35 heures par semaine pour un salarié à temps plein, mais le contrat fixe ici les horaires de garde. Les congés payés s’acquièrent en principe à raison de 2,5 jours ouvrables par mois travaillé ; le modèle permet de repérer les absences et congés dans le statut, sans calculer les droits acquis.
La déclaration est effectuée chaque mois via Pajemploi ou l’URSSAF selon le régime applicable. Avant de déclarer, rapprochez le total du fichier du bulletin ou du récapitulatif demandé : le modèle affiche une rémunération brute, des frais kilométriques et une indemnité d’entretien, pas un bulletin de paie complet.
Tarifs et indemnités dans le classeur
Dans l’exemple, le tarif horaire brut est de 12,50 €, l’indemnité d’entretien de 4,50 € par jour et le barème kilométrique de 0,45 € par kilomètre. Une journée de 9,5 heures à 12,50 € représente 118,75 € avant ajout des frais et indemnités ; une majoration de 25 % porte une heure supplémentaire à 15,625 €.
Ces montants sont des paramètres d’exemple, pas des seuils légaux. L’image 3 montre l’onglet Paramètres & consignes : modifiez les valeurs pour les aligner sur le contrat, les avenants et les règles applicables en 2026.
Confidentialité des données
Les noms d’enfants et de salariés sont des données personnelles. L’onglet rappelle le RGPD et la CNIL : limitez les accès, évitez l’envoi non sécurisé du fichier et supprimez les informations devenues inutiles.
Les écarts de garde qui faussent le montant à payer
Le problème le plus coûteux n’est pas la formule Excel : c’est une saisie incomplète répétée pendant plusieurs semaines. Un horaire réel oublié transforme une journée de 9,5 heures en zéro heure réalisée, tandis qu’une pause non renseignée augmente artificiellement le temps payé.
Une pause oubliée gonfle les heures
Pour une présence de 08:00 à 18:00 avec 30 minutes de pause, le résultat attendu est 9,5 heures. Si vous laissez la pause vide, le fichier calcule 10 heures : à 12,50 €, l’écart atteint 6,25 € sur une journée et 125 € sur 20 journées.
Le kilométrage doit rester traçable
La colonne V attend un nombre de kilomètres compris entre 0 et 1 000. Saisir 6 au lieu de 0,6 multiplie les frais par dix ; avec un barème de 0,45 €, cela produit 2,70 € contre 0,27 €. Notez le trajet dans Commentaires lorsque le déplacement n’est pas habituel.
Le type de garde influence le tarif
Le tarif est recherché selon le type de garde. Une valeur mal sélectionnée, comme Accueil occasionnel au lieu d’Accueil régulier, peut appliquer le tarif majoré de 8 % prévu dans l’exemple : 12,50 € deviennent 13,50 € par heure. Sur 30 heures, l’écart atteint 30 €.
Ne corrigez pas une anomalie en écrasant les colonnes calculées K à S. Revenez aux cellules de saisie et contrôlez la date, les horaires, la pause, le type de garde et les kilomètres ; les formules recalculent alors les montants.
Comment intégrer le planning à votre routine mensuelle
Le meilleur moment pour utiliser le fichier est juste après la journée de garde, quand les horaires et le trajet sont encore connus. Une saisie de deux minutes évite de reconstituer 20 journées au moment de la déclaration mensuelle.
Une routine en trois contrôles
- Chaque soir, renseignez les horaires réels, la pause, les kilomètres et le commentaire d’une situation inhabituelle.
- Chaque vendredi, filtrez Planning garde et vérifiez les lignes portant le statut Heures supplémentaires, Absence ou Départ anticipé.
- En fin de mois, comparez le total à payer et l’écart budgétaire dans Synthèse mensuelle avant toute déclaration.
L’image 4 présente Mode d’emploi avec les responsables et fréquences de contrôle. Vous y trouvez notamment une vérification quotidienne des horaires, une revue mensuelle des frais et une mise à jour des paramètres à chaque avenant.
Gardez une version validée
Enregistrez une copie par mois, par exemple Planning-nounou-2026-01.xlsx, après validation du paiement. Conservez les justificatifs séparément et limitez l’accès aux seules personnes concernées par la garde.
Le fichier devient moins adapté si plusieurs enfants, plusieurs contrats ou plusieurs années doivent être suivis simultanément. Au-delà de quelques centaines de lignes, préférez un logiciel spécialisé ou une base structurée : ici, la zone de planning est préparée pour 100 journées et la synthèse couvre janvier à juin 2026.
Questions fréquentes sur ce modèle
Oui. Les colonnes Heures prévues et Heures réalisées sont calculées à partir des horaires saisis. La pause renseignée en heures est déduite du temps réellement travaillé.
L’onglet Planning garde contient 100 lignes prévues pour la saisie, de la ligne 5 à la ligne 104. Les colonnes disposent aussi de contrôles de date, d’heure, de décimales et de listes déroulantes.
Il calcule une rémunération brute selon les heures, le type de garde et le tarif horaire paramétré. Il ajoute les frais kilométriques et l’indemnité d’entretien, mais ne remplace pas un bulletin de paie.
Oui. Dans Paramètres & consignes, modifiez le tarif horaire brut, l’indemnité d’entretien, le budget mensuel, le barème kilométrique et le taux d’heures supplémentaires. Les calculs du planning se mettent ensuite à jour.
La Synthèse mensuelle est préparée pour janvier à juin 2026. Le planning accepte des dates comprises entre le 01/01/2000 et le 31/12/2100, mais les lignes de synthèse fournies ne couvrent que ces six mois.
Non. Il sert à contrôler les horaires, les montants et les indemnités avant la déclaration. Vous devez reporter les informations vérifiées dans Pajemploi ou auprès de l’URSSAF selon le régime applicable, en respectant le contrat et les règles de paie.
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