Planning horaire Excel - Modèle Gratuit

1. Ouvrez l’onglet Référentiels et remplacez les salariés d’exemple par votre équipe. Renseignez la fonction, le taux horaire et les heures contractuelles par jour.
2. Dans Planning, saisissez une date au format JJ/MM/AAAA, puis sélectionnez le salarié, le site et le type de poste.
3. Indiquez le début, la fin et la pause en heures : par exemple 08:00, 16:00 et 0,50 pour trente minutes.
4. Choisissez le statut Planifié, Congé, Absence ou À confirmer. Les colonnes calculées se mettent à jour automatiquement.
5. Contrôlez les colonnes Heures planifiées, Écart horaire, Coût estimé et Contrôle avant de valider le planning.
6. Consultez le Tableau de bord pour suivre les volumes par salarié, par site et par statut. Utilisez ses graphiques pour repérer les déséquilibres.
7. Lisez Mode d’emploi avant de modifier la structure et conservez une copie du fichier avant chaque changement important.

Une saisie adaptée aux petites équipes

Ce modèle convient au gérant d’un commerce, à une assistante de gestion dans une PME du bâtiment, au responsable d’un entrepôt ou au coordinateur d’une équipe multisite. Il permet de préparer les horaires avant le début de semaine, puis de vérifier les créneaux avant la paie de fin de mois.

Dans l’onglet Planning, une ligne correspond à un créneau. Vous renseignez la date, le salarié, le site, le poste, le début, la fin et la pause ; les colonnes blanches calculent ensuite la durée et le coût. L’exemple fourni commence le 02/03/2026 avec Camille Martin à Paris, de 08:00 à 16:00 et 0,50 heure de pause.

Un cas concret sur plusieurs sites

Une entreprise de services avec 10 salariés et 3 villes peut saisir ses affectations dans les 100 lignes préparées. Un créneau de 08:00 à 16:00 avec 0,50 heure de pause produit 7,50 heures planifiées ; avec un taux de 18,50 €, le coût estimé ressort à 138,75 €.

Le responsable consulte ensuite le Tableau de bord. Il y retrouve le nombre de créneaux, le total d’heures, la moyenne par créneau, le coût estimé, les lignes à confirmer et les erreurs horaires. Le récapitulatif par salarié permet notamment de comparer les 7 heures contractuelles quotidiennes de l’exemple avec les heures réellement planifiées.

Avant la validation du planning

Le statut À confirmer est utile lorsque le salarié ou le client n’a pas encore validé le créneau. Le contrôle affiche À compléter si un début ou une fin manque, Erreur horaire si la durée calculée est négative et Amplitude élevée au-delà de 10 heures : ces lignes doivent être revues avant diffusion.

Durée du travail et repos

En France, la durée légale du travail est de 35 heures par semaine pour un salarié à temps complet. Le planning doit aussi respecter les repos quotidiens et hebdomadaires prévus par le Code du travail et la convention collective applicable. Le seuil de 10 heures utilisé par la colonne Contrôle est une alerte technique du fichier, pas une autorisation de dépasser les limites légales.

Une journée de 08:00 à 16:00 avec 0,50 heure de pause représente 7,50 heures. Cinq journées identiques donnent 37,50 heures : l’écart de 2,50 heures doit être traité selon les règles d’heures supplémentaires, d’accord collectif ou de récupération applicables.

Pauses, congés et absences

Après 6 heures de travail quotidien, le salarié bénéficie au minimum de 20 minutes de pause, selon l’article L3121-16 du Code du travail. Saisissez cette pause en heures décimales : 0,33 correspond environ à 20 minutes, tandis que 0,50 correspond à 30 minutes.

Les congés payés sont acquis à raison de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif, soit 30 jours ouvrables pour une année complète. Les statuts Congé et Absence documentent le planning, mais ne remplacent ni le suivi des droits ni le calcul du bulletin de paie et de la DSN.

Du planning au bulletin de paie

Les taux de Référentiels sont des exemples de calcul. Le coût affiché est un coût horaire indicatif : il ne comprend pas automatiquement les cotisations patronales, primes, majorations, indemnités ou règles de la convention collective. Pour un salarié payé 15,20 € de l’heure et planifié 7,50 heures, le modèle calcule 114,00 € avant ces éléments.

Une pause oubliée fausse toute la semaine

Le calcul des heures repose sur la différence entre Fin et Début, moins Pause. Si vous saisissez 08:00, 17:00 et 0 au lieu de 1 heure de pause, le fichier retient 9 heures au lieu de 8. Sur 5 jours, cela ajoute 5 heures ; à 18,50 € de taux horaire, l’écart atteint 92,50 € pour une seule personne.

L’erreur se produit souvent quand la pause est notée en minutes. Dans la colonne I, saisissez 0,50 pour trente minutes et non 30, car la cellule attend un nombre d’heures compris entre 0 et 4.

Un horaire incomplet passe rarement inaperçu

Une fin manquante empêche le calcul des heures et laisse la ligne dans l’état À compléter. Si le statut reste Planifié, le manager peut croire que le créneau est confirmé alors que le salarié ne connaît pas encore son horaire. Le filtre de la colonne Contrôle permet de traiter ces lignes avant l’envoi.

Le taux horaire n’est pas une paie complète

Le coût estimé multiplie les heures planifiées par le taux horaire trouvé dans Référentiels. À 7,50 heures et 15,20 €, le résultat est 114,00 € ; il ne s’agit pas du coût employeur ni du montant net versé. Utiliser ce total comme montant de paie peut donc sous-estimer fortement le budget.

Enfin, modifier directement une formule dans J, K, L, N, O ou P casse le contrôle automatique. La meilleure pratique consiste à corriger les cellules jaunes et à conserver les colonnes calculées intactes.

Un rendez-vous fixe chaque semaine

Bloquez 20 minutes le jeudi après-midi pour préparer la semaine suivante. Saisissez d’abord les dates et salariés, puis les horaires et pauses ; le vendredi, filtrez les statuts À confirmer et les contrôles À compléter avant de transmettre le planning.

Pour la paie, faites une seconde vérification le dernier jour ouvré du mois. Comparez les heures planifiées, congés et absences avec les éléments transmis au gestionnaire de paie, sans utiliser le coût estimé comme substitut du bulletin.

Trois habitudes qui évitent les reprises

• Mettez à jour les taux et heures contractuelles uniquement dans Référentiels, puis vérifiez un salarié test : 7 heures contractuelles et 7,50 heures planifiées doivent produire un écart de 0,50 heure.
• Utilisez les listes déroulantes au lieu de retaper les villes, postes et statuts. Vous éviterez par exemple que Paris et paris deviennent deux catégories différentes dans les analyses.
• Filtrez la colonne Contrôle avant chaque diffusion et traitez toutes les alertes d’amplitude supérieure à 10 heures.

Quand passer à un logiciel

Le fichier convient à une équipe suivie dans les 100 lignes préparées. Passez à un logiciel de planning si plusieurs responsables modifient simultanément les horaires, si vous devez gérer les pointages réels, les échanges de service, les congés avec validation ou l’export automatique vers la paie.

Conservez alors ce modèle comme support de contrôle ponctuel. Pour une petite équipe stable, une revue hebdomadaire et un rapprochement mensuel suffisent souvent à maintenir des données propres.