Planning nounou Excel - Modèle Gratuit

1. Ouvrez l’onglet Paramètres & consignes et remplacez les noms, la ville, le tarif horaire, le budget et les indemnités par les données de votre contrat.
2. Dans Planning garde, saisissez une ligne par journée dans les cellules jaunes : date, enfant, nounou, ville et horaires prévus.
3. Ajoutez les horaires réels, la pause en heures, les kilomètres, le type de garde et un commentaire si la journée diffère du contrat.
4. Laissez les colonnes calculées se mettre à jour : heures prévues, heures réalisées, écart, tarif, rémunération, frais et total journée.
5. En fin de mois, ouvrez Synthèse mensuelle pour contrôler les jours gardés, les heures, les heures supplémentaires, le taux de présence et le total à payer.
6. Comparez l’écart budgétaire, vérifiez les absences et les congés, puis conservez une copie validée avec les justificatifs nécessaires.

Un parent employeur utilise ce fichier pour rapprocher le contrat de travail de la réalité de chaque journée. Une ligne correspond à une date de garde et permet d’associer l’enfant, la nounou, la ville, les horaires prévus, les horaires réellement effectués et les frais.

Une saisie adaptée aux journées réelles

L’onglet Planning garde comporte 100 lignes opérationnelles, de la ligne 5 à la ligne 104. Les colonnes A à J reçoivent les données de saisie : date, enfant, nounou, ville, horaires, pause et commentaires. Les colonnes U et V ajoutent le type de garde et les kilomètres.

L’image 1 montre cette organisation en largeur, avec les colonnes de saisie à gauche et les résultats à droite. Par exemple, pour une garde de 08:00 à 18:00 avec 0,5 heure de pause, le tableur calcule 9,5 heures réalisées.

Un contrôle utile avant le paiement

La colonne Statut signale automatiquement une absence, des heures supplémentaires, un départ anticipé ou une journée conforme. Si la journée prévue est de 9 heures et la journée réalisée de 9,5 heures, l’écart affiche 0,5 heure et le statut devient Heures supplémentaires.

L’image 2 présente la Synthèse mensuelle : six mois, de janvier à juin 2026, sont comparés avec les jours planifiés, les jours gardés, les heures et les montants. Un parent employeur peut ainsi vérifier en cinq minutes que 20 jours planifiés ne conduisent pas à 22 journées facturées.

Pour plusieurs situations de garde

Le fichier convient à une famille avec un enfant comme à une organisation alternant accueil régulier et occasionnel. Les listes déroulantes proposent trois enfants, trois nounous, dix villes et trois types de garde ; vous pouvez adapter les valeurs prévues dans les cellules de saisie.

Le tableur aide au suivi, mais il ne remplace pas le contrat ni la déclaration employeur. Pour une garde d’enfant à domicile ou par une assistante maternelle, vérifiez les horaires, la rémunération et les indemnités avec les règles applicables à votre situation.

Heures, congés et déclaration

La durée légale de référence est de 35 heures par semaine pour un salarié à temps plein, mais le contrat fixe ici les horaires de garde. Les congés payés s’acquièrent en principe à raison de 2,5 jours ouvrables par mois travaillé ; le modèle permet de repérer les absences et congés dans le statut, sans calculer les droits acquis.

La déclaration est effectuée chaque mois via Pajemploi ou l’URSSAF selon le régime applicable. Avant de déclarer, rapprochez le total du fichier du bulletin ou du récapitulatif demandé : le modèle affiche une rémunération brute, des frais kilométriques et une indemnité d’entretien, pas un bulletin de paie complet.

Tarifs et indemnités dans le classeur

Dans l’exemple, le tarif horaire brut est de 12,50 €, l’indemnité d’entretien de 4,50 € par jour et le barème kilométrique de 0,45 € par kilomètre. Une journée de 9,5 heures à 12,50 € représente 118,75 € avant ajout des frais et indemnités ; une majoration de 25 % porte une heure supplémentaire à 15,625 €.

Ces montants sont des paramètres d’exemple, pas des seuils légaux. L’image 3 montre l’onglet Paramètres & consignes : modifiez les valeurs pour les aligner sur le contrat, les avenants et les règles applicables en 2026.

Confidentialité des données

Les noms d’enfants et de salariés sont des données personnelles. L’onglet rappelle le RGPD et la CNIL : limitez les accès, évitez l’envoi non sécurisé du fichier et supprimez les informations devenues inutiles.

Le problème le plus coûteux n’est pas la formule Excel : c’est une saisie incomplète répétée pendant plusieurs semaines. Un horaire réel oublié transforme une journée de 9,5 heures en zéro heure réalisée, tandis qu’une pause non renseignée augmente artificiellement le temps payé.

Une pause oubliée gonfle les heures

Pour une présence de 08:00 à 18:00 avec 30 minutes de pause, le résultat attendu est 9,5 heures. Si vous laissez la pause vide, le fichier calcule 10 heures : à 12,50 €, l’écart atteint 6,25 € sur une journée et 125 € sur 20 journées.

Le kilométrage doit rester traçable

La colonne V attend un nombre de kilomètres compris entre 0 et 1 000. Saisir 6 au lieu de 0,6 multiplie les frais par dix ; avec un barème de 0,45 €, cela produit 2,70 € contre 0,27 €. Notez le trajet dans Commentaires lorsque le déplacement n’est pas habituel.

Le type de garde influence le tarif

Le tarif est recherché selon le type de garde. Une valeur mal sélectionnée, comme Accueil occasionnel au lieu d’Accueil régulier, peut appliquer le tarif majoré de 8 % prévu dans l’exemple : 12,50 € deviennent 13,50 € par heure. Sur 30 heures, l’écart atteint 30 €.

Ne corrigez pas une anomalie en écrasant les colonnes calculées K à S. Revenez aux cellules de saisie et contrôlez la date, les horaires, la pause, le type de garde et les kilomètres ; les formules recalculent alors les montants.

Le meilleur moment pour utiliser le fichier est juste après la journée de garde, quand les horaires et le trajet sont encore connus. Une saisie de deux minutes évite de reconstituer 20 journées au moment de la déclaration mensuelle.

Une routine en trois contrôles

• Chaque soir, renseignez les horaires réels, la pause, les kilomètres et le commentaire d’une situation inhabituelle.
• Chaque vendredi, filtrez Planning garde et vérifiez les lignes portant le statut Heures supplémentaires, Absence ou Départ anticipé.
• En fin de mois, comparez le total à payer et l’écart budgétaire dans Synthèse mensuelle avant toute déclaration.

L’image 4 présente Mode d’emploi avec les responsables et fréquences de contrôle. Vous y trouvez notamment une vérification quotidienne des horaires, une revue mensuelle des frais et une mise à jour des paramètres à chaque avenant.

Gardez une version validée

Enregistrez une copie par mois, par exemple Planning-nounou-2026-01.xlsx, après validation du paiement. Conservez les justificatifs séparément et limitez l’accès aux seules personnes concernées par la garde.

Le fichier devient moins adapté si plusieurs enfants, plusieurs contrats ou plusieurs années doivent être suivis simultanément. Au-delà de quelques centaines de lignes, préférez un logiciel spécialisé ou une base structurée : ici, la zone de planning est préparée pour 100 journées et la synthèse couvre janvier à juin 2026.