Tableau suivi forfait jour cadre Excel - Modèle Gratuit

1. Ouvrez l’onglet Instructions et vérifiez l’accord collectif applicable, le plafond prévu au contrat et les règles relatives aux 218 jours.
2. Dans Suivi annuel, renseignez l’ID salarié, le nom, la fonction, la ville et le numéro de convention.
3. Saisissez la date du relevé au format JJ/MM/AAAA. La colonne Mois est calculée automatiquement à partir de cette date.
4. Indiquez les jours travaillés, les repos forfait, les congés payés, les RTT, les absences et les déplacements professionnels. Les valeurs autorisées pour ces colonnes vont de 0 à 31.
5. Évaluez la charge de travail de 1 à 5, puis sélectionnez Oui ou Non dans Entretien réalisé.
6. Ajoutez un commentaire lorsque la situation nécessite une action, par exemple un échange avec le manager ou une révision de la charge.
7. Consultez Synthèse pour vérifier les cumuls, les alertes, les graphiques et le statut annuel de chaque salarié.

Un relevé mensuel pour les équipes encadrées

Ce tableau s’adresse au responsable RH, au manager d’une PME et à l’assistante de gestion qui doivent documenter le suivi des cadres au forfait jours. Il convient notamment à un directeur de projet, une responsable commerciale ou un responsable RH répartis entre Paris, Lyon et Marseille, comme dans les exemples déjà présents dans le fichier.

Le relevé peut être saisi chaque fin de mois, après la paie, ou à une fréquence périodique définie par l’entreprise. Pour un cadre ayant travaillé 21 jours en janvier, pris 1 jour de repos forfait et effectué 4 déplacements professionnels, vous reportez ces valeurs sur sa ligne et ajoutez le contexte dans Commentaires.

Une lecture adaptée au manager

La colonne Charge de travail reçoit une note de 1 à 5. Une note de 4 ou 5 ne constitue pas une preuve de dépassement, mais elle déclenche un signal concret : le manager doit organiser un échange et vérifier la charge réelle, les délais et les repos pris.

L’image 1 montre l’onglet Suivi annuel : les colonnes jaunes sont destinées à la saisie, tandis que Mois et Alerte suivi sont calculées. Le filtre de la ligne 4 permet de retrouver rapidement un salarié, une ville ou une période parmi les lignes préparées jusqu’à la ligne 104.

La Synthèse répond à un autre besoin : la DRH peut comparer les 3 salariés d’exemple, puis compléter les lignes restantes. Avec 218 jours prévus et 196 jours travaillés cumulés, le taux affiché est d’environ 89,9 % ; à partir de 90 %, le statut annuel devient Vigilance.

L’image 2 présente cette vue consolidée, avec les colonnes Jours travaillés cumulés, repos, congés, RTT, absences, charge moyenne et nombre d’alertes. L’image 3 montre les consignes de l’onglet Instructions, notamment la restriction d’accès aux données nominatives.

Le forfait annuel ne se résume pas à un nombre

Le chiffre de 218 jours correspond au plafond légal de référence de l’article L3121-64 du Code du travail, mais votre accord collectif ou votre convention peut prévoir un plafond inférieur et des modalités particulières. L’onglet Instructions demande donc de vérifier l’accord applicable, le contrat et les règles relatives aux 218 jours avant toute interprétation du cumul.

Le suivi doit aussi intégrer les garanties liées à la durée raisonnable du travail, au respect des repos et à la protection de la santé. La charge de travail doit être évaluée régulièrement et l’entretien de suivi doit permettre d’aborder la charge, l’organisation, l’articulation entre activité professionnelle et vie personnelle, ainsi que la rémunération.

Congés, repos et données personnelles

Les congés payés s’acquièrent en principe à raison de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif, soit 30 jours ouvrables pour une année complète. Le fichier sépare les congés payés, les jours de repos forfait, les RTT ou repos supplémentaires et les absences : ne regroupez pas ces catégories dans une seule colonne.

Les noms, fonctions, villes et commentaires constituent des données personnelles au sens du RGPD. L’onglet Instructions demande de limiter l’accès aux personnes habilitées et de stocker le fichier dans un espace sécurisé ; conservez uniquement les informations nécessaires à la finalité RH et appliquez une durée définie dans votre politique interne.

La colonne Entretien réalisé utilise une liste Oui/Non, tandis que la charge accepte une valeur entière de 1 à 5. Une valeur Non ou une note au moins égale à 4 déclenche À traiter : cette règle technique aide à ne pas oublier une action, mais ne remplace ni l’entretien ni l’analyse juridique de l’accord collectif.

Une ligne oubliée peut masquer une alerte

Le premier problème observé en pratique est le relevé saisi trop tard. Un manager complète trois mois en une fois, oublie février et laisse l’entretien sur Non : la Synthèse compte alors une alerte, mais elle ne permet plus de reconstituer précisément le moment où la charge s’est dégradée.

Avec 12 cadres et 10 relevés mensuels chacun, cela représente 120 lignes à contrôler. Une seule ligne manquante peut fausser le taux de consommation : 196 jours travaillés sur un forfait de 218 donnent environ 89,9 %, mais 10 jours oubliés font tomber artificiellement le cumul à 186 jours, soit 85,3 %.

Un mauvais classement déforme la décision

Confondre un jour de congé payé avec un repos forfait ou une absence rend les cumuls inutilisables. Dans le fichier, ces catégories sont distinctes : si un salarié a 2 jours de congés, 1 RTT et 1 absence, saisissez 2, 1 et 1 dans les colonnes correspondantes, au lieu de mettre 4 dans Absences.

Autre erreur : saisir une charge de 3 pour éviter l’alerte alors que le salarié signale une charge élevée. Le résultat affichera Normal, et l’équipe RH perdra le signal qui devait déclencher l’échange. La note doit décrire la situation réelle ; le commentaire précise ensuite la cause, par exemple un déplacement soutenu ou une échéance de projet.

Le fichier ne remplace pas le suivi humain

Une alerte oubliée pendant six semaines n’est pas un simple défaut de couleur : elle peut retarder un entretien et laisser une surcharge s’installer. À l’inverse, une alerte ne prouve pas automatiquement une violation du repos ou du forfait. Utilisez-la comme une liste d’actions datées, puis documentez la réponse dans votre processus RH sécurisé.

Fixer un rendez-vous de saisie

Le meilleur fonctionnement consiste à rattacher la mise à jour à une échéance déjà existante : le dernier jour ouvré du mois ou la préparation de la paie. Pour 8 cadres, prévoyez 20 minutes de collecte et 15 minutes de revue ; vous contrôlez ainsi les 8 lignes du mois avant que les informations ne vieillissent.

• Demandez aux managers les jours travaillés, repos, congés, RTT, absences et déplacements avant le 3 du mois suivant.
• Attribuez une personne responsable de la saisie et une autre de la revue des alertes.
• Traitez chaque statut À traiter dans la semaine, en ajoutant un commentaire factuel et une action attendue.
• Comparez le taux de consommation et la charge moyenne dans Synthèse à la fin de chaque trimestre.

Éviter la dégradation du fichier

Ne remplacez pas les formules des colonnes Mois et Alerte suivi par une saisie manuelle. Respectez les contrôles prévus : 0 à 31 pour les jours, 1 à 5 pour la charge et Oui ou Non pour l’entretien. Avant une modification importante, conservez une copie datée du fichier, par exemple Suivi_forfait_2026-03-31.xlsx.

L’image 3 rappelle que les alertes ne remplacent pas le suivi RH ni l’accord collectif. Si plusieurs personnes modifient simultanément le fichier, si vous dépassez les 100 lignes préparées ou si vous devez gérer des historiques, habilitations et workflows, passez à un logiciel RH plutôt que de multiplier les copies Excel.