Note de frais Excel - Modèle Gratuit

1. Ouvrez l'onglet Notes de frais et ajoutez une ligne par dépense réellement engagée.
2. Renseignez la date, le collaborateur, la ville, la catégorie, la description et le mode de paiement.
3. Entrez le montant TTC figurant sur le justificatif, puis sélectionnez le taux de TVA applicable, par exemple 20% ou 10%.
4. Indiquez si le justificatif est disponible et conservez le document papier ou numérique avec une référence claire.
5. Choisissez le statut En attente pendant le contrôle, puis Validé après vérification par le responsable.
6. Consultez le Tableau de bord pour comparer les catégories et les montants avant le remboursement ou la clôture du mois.
7. Suivez les consignes de l'onglet Mode d'emploi et dupliquez le fichier après archivage pour conserver une période par classeur.

Du salarié itinérant à l'assistante de gestion

Ce fichier convient à une PME qui rembourse les dépenses de ses commerciaux, techniciens ou dirigeants sans disposer d'un logiciel de notes de frais. L'assistante de gestion saisit les justificatifs chaque vendredi, puis le gérant valide les lignes avant le virement de fin de mois.

Un artisan du bâtiment avec 4 salariés peut ainsi enregistrer un repas à 55,00 € TTC, un péage à 18,40 € et 120,00 € de carburant dans la même semaine. Le champ Collaborateur évite d'attribuer par erreur le plein de carburant de Thomas au chantier de Camille.

Les périodes où le suivi devient indispensable

Le besoin augmente lors des déplacements de chantier, des salons professionnels, des visites clients et de la clôture mensuelle. Une boutique en ligne qui envoie 300 commandes par mois peut également suivre les achats de fournitures, les déplacements au dépôt et les repas liés à un rendez-vous fournisseur.

Le trésorier d'une association saisit les frais engagés par ses bénévoles après un événement, tandis qu'un gérant d'EURL contrôle ses dépenses personnelles avancées pour l'entreprise. Dans les deux cas, la colonne Mode de paiement sépare une carte professionnelle d'une carte personnelle à rembourser.

Ce que montrent les captures du classeur

L'image 1 présente l'onglet Notes de frais : le tableau commence par Date et se termine par Statut, avec Montant TTC, Taux TVA, Montant TVA et Montant HT au centre. L'image 2 montre le Tableau de bord, conçu pour lire rapidement la répartition des frais sans parcourir toutes les lignes. L'image 3 présente le Mode d'emploi et ses consignes de saisie.

Pour 25 lignes saisies en janvier, totalisant 1 240,00 € TTC, le tableau permet de vérifier en quelques secondes quels frais sont validés et lesquels restent à traiter. C'est plus fiable qu'une pile de tickets ou qu'un échange de courriels entre cinq personnes.

Le calcul HT ne suffit pas à rendre la TVA récupérable

Le modèle calcule la TVA théorique incluse dans le TTC : pour 120,00 € TTC à 20%, la TVA est de 20,00 € et le montant HT de 100,00 €. À 10%, une dépense de 110,00 € TTC correspond à 10,00 € de TVA et 100,00 € HT. Les taux courants à distinguer sont 20%, 10%, 5,5% et 2,1%.

Cette ventilation ne signifie pas que toute la TVA est déductible. La TVA sur un repas d'affaires peut être récupérable si la dépense est professionnelle et justifiée, alors que la TVA sur l'hébergement fourni à un salarié et celle sur le transport de personnes sont généralement exclues. Le carburant obéit à des règles propres au type de véhicule et à son usage.

La pièce doit permettre le contrôle

Une facture doit comporter la date, un numéro séquentiel, l'identité et l'adresse du vendeur et de l'acheteur, le SIREN ou SIRET, le numéro de TVA intracommunautaire lorsqu'il s'applique, ainsi que le détail de la TVA par taux. Un ticket illisible ne justifie pas correctement une récupération de 20,00 € de TVA.

Conservez les factures et pièces comptables pendant 10 ans conformément à l'article L123-22 du Code de commerce. Nommez par exemple un scan 2026-01-25_Toulouse_75-00_carburant.pdf et reportez le même repère dans la Description ou dans votre classement documentaire.

Remboursement, comptabilité et régime fiscal

Une note de frais de salarié remboursée au réel doit correspondre à une dépense engagée dans l'intérêt de l'entreprise, documentée et raisonnable. L'entreprise comptabilise séparément le montant HT, la TVA déductible admise et le TTC payé ; le statut Validé ne remplace donc pas le contrôle comptable.

Pour un auto-entrepreneur en franchise en base, la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » concerne ses factures, mais elle ne transforme pas ses dépenses en TVA récupérable. À l'inverse, une société au réel de TVA peut intégrer la taxe admissible dans sa déclaration CA3 ou CA12.

Un taux choisi sans lire le justificatif

La faute la plus fréquente consiste à sélectionner 20% par habitude. Un déjeuner à 62,50 € TTC au taux de 10% contient 5,68 € de TVA, pas 10,42 € ; l'écart de 4,74 € sur une seule ligne devient 47,40 € sur 10 repas. Le calcul Excel est exact seulement si le taux saisi correspond à la facture.

Ne confondez pas non plus TVA calculée et TVA déductible. Un hôtel à 180,00 € TTC peut afficher une TVA sur sa facture, mais la taxe sur l'hébergement du salarié n'est généralement pas récupérable. Laissez la ligne dans la note pour rembourser le collaborateur, puis excluez la taxe du montant déclaré en TVA.

Le doublon et la dépense sans preuve

Un salarié peut envoyer le même taxi par courriel puis le remettre dans un dossier papier. Deux lignes à 45,00 € créent un remboursement indu de 45,00 € et faussent le tableau de bord. Comparez la date, le montant, la ville et le mode de paiement avec le relevé bancaire avant de passer le statut à Validé.

Une dépense marquée Oui dans Justificatif alors que le fichier manque bloque le contrôle en cas de vérification. Pour 30 frais mensuels de 80,00 € en moyenne, une seule pièce absente peut concerner 80,00 € de charge et la TVA correspondante ; recherchez le document avant le virement, pas après.

Les avances personnelles mal suivies

Quand 12 repas sont payés avec une carte personnelle, le total de 540,00 € peut être remboursé sur le compte du collaborateur, mais il ne doit pas être mélangé aux paiements par carte pro. Sans la colonne Mode de paiement, le rapprochement bancaire prend facilement une heure supplémentaire en fin de mois.

J'ai vu des équipes valider toutes les lignes le dernier jour du trimestre : elles découvrent alors 600,00 € de justificatifs manquants et 150,00 € de dépenses en double. Le contrôle hebdomadaire coûte 10 minutes ; la correction tardive mobilise souvent une demi-journée et retarde la comptabilité.

Un rendez-vous fixe plutôt qu'une saisie en retard

Réservez 15 minutes chaque vendredi dans l'agenda de chaque collaborateur. Il ajoute les nouvelles lignes, joint les justificatifs et laisse En attente ; le responsable traite ensuite les exceptions au lieu de reconstruire le mois à partir des relevés bancaires.

Pour une équipe de 6 personnes qui crée 5 lignes par semaine, la saisie représente 120 lignes sur un mois de 4 semaines. Le volume reste parfaitement gérable dans cet onglet, à condition de ne pas supprimer les anciennes lignes après remboursement.

Une routine de validation en trois passages

• Le vendredi, contrôlez la date, le collaborateur, la catégorie et le mode de paiement.
• Avant le 25 du mois, comparez chaque montant TTC au justificatif et vérifiez le taux de TVA.
• À la clôture, filtrez les lignes En attente ou sans justificatif, puis consultez le Tableau de bord avant l'export comptable.

Dupliquez le fichier après l'archivage mensuel en conservant un nom comme Notes_de_frais_2026-01.xlsx. Ne modifiez pas les colonnes de calcul à la main : saisissez le TTC et le taux, puis laissez les montants TVA et HT se recalculer.

Le moment de passer à un logiciel

Ce modèle reste adapté à une petite équipe et à quelques centaines de lignes annuelles. Passez à un logiciel lorsque vous dépassez environ 1 000 lignes par an, que plusieurs validateurs interviennent ou que les justificatifs doivent être capturés depuis un téléphone avec un archivage automatique.

La meilleure transition consiste à conserver le fichier comme historique, puis à importer les collaborateurs, catégories et statuts dans l'outil choisi. Gardez les pièces pendant 10 ans et prévoyez une sauvegarde mensuelle, même après l'abandon du tableur.

Dans cette logique de conservation, un suivi d’activité sert aussi d’historique exploitable avant l’import des collaborateurs, catégories et statuts dans l’outil choisi.