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Fiche suivi EPI Excel - Modèle Gratuit
Modèle Excel pour suivre les EPI remis, les contrôles, les renouvellements, les coûts et les statuts de chaque salarié ou site.
2026-09-21
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Cette fiche de suivi EPI Excel centralise les équipements remis à chaque collaborateur, leur taille, leur coût, leur date de renouvellement et leur contrôle périodique. Le modèle contient un onglet de saisie pour 110 lignes, un tableau de bord avec trois graphiques et un référentiel de listes.
Vous saisissez les attributions dans Suivi EPI : collaborateur, fonction, site, type d’équipement, date de remise, durée prévue, quantité et état. Les dates de renouvellement, coûts totaux, prochains contrôles et statuts sont calculés automatiquement, tandis que l’onglet Tableau de bord donne une vue par type, statut et site.
Les principaux atouts de ce modèle Excel
- Suivez jusqu’à 110 attributions préparées, de la ligne 2 à la ligne 111, avec un identifiant de suivi propre à chaque remise.
- Calculez automatiquement le coût total HT : une quantité de 3 gants à 9,50 € produit un total de 28,50 €.
- Obtenez la date de renouvellement à partir de la date de remise et d’une durée comprise entre 1 et 120 mois.
- Repérez les équipements à renouveler sous 30 jours ou déjà en retard grâce au statut automatique fondé sur la date du jour.
- Planifiez le prochain contrôle 180 jours après le dernier contrôle renseigné.
- Analysez les attributions, quantités et coûts par type d’EPI, avec trois graphiques intégrés au tableau de bord.
- Limitez les erreurs de saisie grâce aux listes contrôlées pour les collaborateurs, fonctions, sites, types d’EPI, tailles et états.
Guide pas à pas
- Ouvrez l’onglet Référentiels et adaptez les listes de collaborateurs, fonctions, sites, types d’EPI, états et références produit à votre entreprise.
- Dans Suivi EPI, attribuez un identifiant en colonne A, puis sélectionnez le collaborateur, la fonction, le site et le type d’EPI dans les listes disponibles.
- Renseignez la taille, la date de remise au format JJ/MM/AAAA et la durée prévue en mois. La date de renouvellement se calcule automatiquement.
- Indiquez la quantité et le coût unitaire HT. La colonne Coût total HT multiplie automatiquement ces deux valeurs.
- Saisissez l’état constaté et la date du dernier contrôle. Le prochain contrôle est calculé à 180 jours.
- Lisez la colonne Statut automatique : Conforme, À renouveler sous 30 jours, Renouvellement en retard ou À compléter.
- Consultez le Tableau de bord pour contrôler les volumes, les coûts, les statuts et la répartition par site, puis filtrez Suivi EPI avec l’auto-filtre de la ligne d’en-tête.
Fonctionnalités incluses
Onglet Suivi EPI avec 18 colonnes : identité, affectation, dates, quantités, coûts, état, contrôle et commentaires.
Recherche automatique de la référence produit avec VLOOKUP depuis le type d’EPI sélectionné.
Calcul de la date de renouvellement avec EDATE et de la date de contrôle à partir de 180 jours.
Calcul du coût total HT par ligne avec une multiplication protégée contre les cellules incomplètes.
Statut dynamique avec IF, OR, TODAY et une alerte à 30 jours.
Tableau de bord avec indicateurs clés, synthèse par type d’EPI, statuts et coûts par site.
Onglet Référentiels avec listes de validation et correspondance entre type d’EPI et référence produit.
Qui utilise une fiche de suivi EPI Excel en France
Une fiche de suivi des équipements de protection individuelle sert au responsable sécurité, au magasinier, à l’assistante de gestion ou au chef de chantier qui doit prouver quel équipement a été remis, à qui et quand. Elle convient notamment à une PME du bâtiment, à un atelier industriel, à une entreprise de maintenance ou à une collectivité répartie sur plusieurs sites.
Le cas d’une équipe de chantier
Une entreprise de travaux avec 4 salariés peut enregistrer un casque, une paire de chaussures, des gants et des lunettes pour chaque personne. Si Julien Moreau reçoit des chaussures taille 43 le 15/08/2026 avec une durée prévue d’un mois, la date calculée devient le 15/09/2026 : la ligne passe rapidement dans les équipements à renouveler.
L’onglet Suivi EPI (image 1) rassemble les colonnes ID suivi, Collaborateur, Fonction, Site, Type d’EPI, Référence produit, Taille, Date de remise et Durée prévue. Il ajoute les colonnes de renouvellement, quantité, coût unitaire HT, coût total HT, état, contrôles, statut automatique et commentaires. Le gel de la ligne 1 et l’auto-filtre facilitent la consultation des 110 lignes préparées.
Un usage différent selon le moment
Le magasinier met à jour le fichier à chaque remise ou retour. Le responsable de site le vérifie avant une prise de poste, après un changement d’affectation ou avant le démarrage d’un nouveau chantier. Une boutique ou un bureau n’a généralement pas les mêmes besoins qu’un atelier : le référentiel permet de conserver des listes cohérentes plutôt que de saisir librement chaque libellé.
L’image 2 montre le Tableau de bord : nombre d’attributions, quantité totale, coût HT, conformité, retards et renouvellements à 30 jours. Les graphiques répartissent les quantités par type, les statuts et les coûts HT par site, ce qui permet de préparer une commande sans parcourir chaque ligne.
Les obligations françaises à rattacher au suivi des EPI
En France, l’employeur doit fournir des équipements adaptés lorsque les risques ne peuvent pas être suffisamment évités par des protections collectives. Le Code du travail impose notamment le choix d’EPI appropriés aux risques, leur maintien en état et leur utilisation effective ; les articles R4321-4, R4323-95 et suivants encadrent ces obligations. Le tableau Excel aide à documenter la remise, mais ne remplace ni l’évaluation des risques ni les notices du fabricant.
Relier le fichier au DUERP
Le DUERP, document unique d’évaluation des risques professionnels, identifie les risques par unité de travail. La fiche doit reprendre les équipements réellement prescrits pour ces risques : un casque de sécurité n’a pas le même usage qu’une protection auditive ou qu’un gilet haute visibilité. Dans le modèle, les types disponibles comprennent notamment ces familles, ainsi que les chaussures, gants et lunettes.
Les EPI doivent être conformes aux exigences applicables et porter le marquage CE lorsqu’il est requis. La date de remplacement ne se déduit pas automatiquement d’une règle unique : le fabricant, l’usure, l’intensité d’utilisation et les résultats du contrôle comptent. Prenez donc la durée prévue de la colonne I comme une consigne interne documentée, pas comme une durée légale universelle.
Contrôles, traçabilité et données personnelles
Le modèle ajoute 180 jours au dernier contrôle saisi pour produire le prochain contrôle. Ce délai est une convention intégrée au fichier : remplacez-le si votre notice, votre analyse de risques ou votre organisation impose une fréquence différente. Pour un casque remis le 20/08/2026 et contrôlé le 29/08/2026, la date calculée est le 25/02/2027.
Les noms des salariés constituent des données personnelles. Appliquez le RGPD : accès limité aux personnes habilitées, fichier stocké dans un emplacement professionnel sécurisé et conservation définie selon votre besoin de preuve. Ne conservez pas davantage de commentaires médicaux ou disciplinaires que nécessaire ; la fiche n’est pas un dossier de santé.
Quand le suivi des EPI devient peu fiable
Le problème le plus coûteux n’est pas une formule Excel : c’est une remise effectuée sans enregistrement. Un salarié peut recevoir un équipement neuf au dépôt, tandis que le fichier conserve l’ancienne taille et l’ancien site. Six mois plus tard, le responsable cherche une preuve, commande une mauvaise référence et immobilise une personne le temps de régulariser.
Les dates saisies sans contrôle
Une date de remise manquante empêche la formule de calculer la date de renouvellement. Le statut devient alors À compléter, ce qui est utile seulement si vous traitez cette alerte. À l’inverse, une durée saisie à 12 au lieu de 1 décale un renouvellement d’un an : pour une paire de chaussures à 124 € et 8 salariés, l’erreur peut représenter 992 € de remplacement tardif ou un risque de poste non équipé.
La colonne Prochain contrôle ajoute 180 jours à la date du dernier contrôle. Si vous saisissez une date ancienne par erreur, le fichier signale un calendrier dépassé. Ne remplacez pas cette date par la date du jour pour faire disparaître l’alerte : inscrivez la date réelle du contrôle et expliquez l’action dans Commentaires.
Les coûts qui échappent au suivi
Un coût unitaire absent laisse le total vide, tandis qu’une quantité erronée fausse le budget. Trois paires de gants à 9,50 € doivent afficher 28,50 € HT ; une saisie de 30 au lieu de 3 affiche 285 €. Vérifiez les bons de livraison et utilisez le format monétaire pour repérer immédiatement les ordres de grandeur incohérents.
Autre dérive fréquente : modifier un libellé dans Suivi EPI sans actualiser Référentiels. La recherche de référence affiche alors Référence à compléter. Enfin, un statut Conforme ne signifie pas que l’équipement est adapté à tous les risques : il signifie seulement que la date de renouvellement calculée n’est pas dépassée et que les champs nécessaires sont renseignés.
Faire du suivi des EPI une routine de prévention
Le fichier reste fiable si chaque mouvement déclenche une saisie. Réservez 10 minutes au magasinier après chaque distribution et 15 minutes au responsable de site le vendredi pour traiter les lignes À compléter ou Renouvellement en retard. Avec 25 attributions dans le mois, cette routine évite une reprise massive en fin de trimestre.
Un rythme simple pour l’équipe
- À la remise : renseignez l’identifiant, le collaborateur, le type, la taille, la date, la quantité et le coût.
- Au contrôle : complétez la date du dernier contrôle, l’état et le commentaire utile.
- Chaque lundi : filtrez la colonne Statut automatique sur À renouveler sous 30 jours et Renouvellement en retard.
- En fin de mois : comparez le coût total HT du tableau de bord avec les factures ou bons de livraison.
Dupliquez votre fichier avant une modification importante, mais ne créez pas un onglet par salarié : les formules du tableau de bord lisent la plage Suivi EPI, de la ligne 2 à la ligne 111. Préférez une nouvelle ligne et conservez les identifiants séquentiels. Dans Référentiels (image 3), mettez à jour les listes avant d’ajouter un nouveau type d’équipement ou une nouvelle référence.
Le bon moment pour changer d’outil
Ce modèle convient à une petite équipe et à un suivi jusqu’à 110 attributions préparées. Passez à un logiciel dédié si plusieurs personnes modifient simultanément le fichier, si vous dépassez régulièrement cette plage, si vous devez gérer des stocks en temps réel, des signatures de remise, des notifications ou un historique infalsifiable.
Le Tableau de bord présente trois graphiques, mais aucune alerte par courriel n’est intégrée. Utilisez donc le rendez-vous hebdomadaire comme déclencheur opérationnel : le tableur calcule les échéances, et votre organisation décide qui commande, qui contrôle et qui clôture chaque action.
Questions fréquentes sur ce modèle
L’onglet Suivi EPI est préparé pour 110 lignes opérationnelles, de la ligne 2 à la ligne 111. Les lignes contiennent les colonnes d’attribution, de coût, de renouvellement et de contrôle.
La date est calculée avec la date de remise et la durée prévue en mois. Par exemple, une remise le 20/08/2026 avec une durée de 3 mois produit une date de renouvellement au 20/11/2026.
Le statut apparaît lorsque la date de renouvellement calculée se situe entre aujourd’hui et les 30 prochains jours. Le fichier utilise la date du jour avec la fonction TODAY.
Non. Le DUERP analyse les risques professionnels et détermine les mesures de prévention. La fiche Excel trace les équipements remis, leurs contrôles, leurs coûts et leurs échéances ; elle constitue un outil de suivi complémentaire.
Modifiez les listes de l’onglet Référentiels, notamment les colonnes Types d’EPI et Référence produit. La colonne Référence produit de Suivi EPI utilise ensuite une recherche automatique à partir du type sélectionné.
Oui. Le Tableau de bord contient trois graphiques : les quantités par type d’EPI, la répartition des statuts et le coût total HT par site. Il affiche aussi les indicateurs clés et les synthèses calculées.
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