Fiche de renseignement client Excel - Modèle Gratuit

1. Ouvrez l’onglet Clients et commencez par attribuer un ID client unique, par exemple CL-2026-004.
2. Saisissez la date de création, le type de client, le nom ou la raison sociale, le prénom et les coordonnées.
3. Renseignez le SIRET et le numéro de TVA intracommunautaire en conservant le format texte prévu par le modèle.
4. Utilisez les listes déroulantes pour choisir le statut, le commercial référent, la région, le secteur, le contact préféré et le consentement RGPD.
5. Ajoutez la date du dernier contact, la prochaine relance, le montant annuel estimé et les commentaires utiles.
6. Consultez les colonnes calculées W et X pour identifier le nombre de jours restant et l’état de chaque relance.
7. Ouvrez Tableau de bord pour suivre les indicateurs, rechercher le montant annuel du premier client d’un commercial et lire les trois graphiques.

Une base utile dès le premier contact

Une fiche client convient à l’auto-entrepreneur, au gérant d’EURL, à l’assistante de gestion d’une PME ou au commercial qui ne veut plus disperser les coordonnées dans des e-mails. L’onglet Clients prévoit les champs nécessaires pour distinguer un particulier d’un professionnel, identifier une raison sociale et retrouver rapidement le contact préféré.

Un artisan du bâtiment peut y enregistrer le SIRET d’une entreprise, son adresse, son secteur, le commercial référent et le montant annuel estimé. Une agence de communication peut suivre 40 clients actifs et 15 prospects sans mélanger le dernier échange avec la prochaine relance.

Une utilisation hebdomadaire pour les prospects

La fiche devient particulièrement utile après un devis, une demande de rappel ou une rencontre commerciale. Renseignez la date du dernier contact le vendredi, puis planifiez la relance à J+7 ou J+14 dans la colonne Prochaine relance.

Avec trois commerciaux et 80 fiches, le tableau de bord donne immédiatement le volume par statut et le montant estimé par commercial. Les exemples fournis montrent notamment des clients professionnels à 48 000 € et 18 000 € annuels, ainsi qu’un particulier estimé à 2 400 €.

Des onglets séparés pour éviter les saisies incohérentes

L’image 1 présente l’onglet Clients : les colonnes vont de ID client à Commentaires, puis les colonnes W et X calculent l’alerte de relance. L’image 2 montre le Tableau de bord commercial avec ses indicateurs et ses trois graphiques. L’image 3 présente Listes et consignes, où sont regroupées les valeurs proposées et les rappels de saisie.

Collecter seulement les données nécessaires

Une fiche client contient des données personnelles : nom, prénom, téléphone et adresse e-mail. Le RGPD impose une finalité claire et une collecte limitée ; l’onglet Listes et consignes rappelle de ne conserver que les informations nécessaires à la relation commerciale.

La colonne Consentement RGPD accepte Oui ou Non. Elle ne remplace pas la preuve du consentement lorsqu’elle est requise : conservez la date, le canal et la finalité dans votre procédure interne. L’article 6 du RGPD encadre les bases légales du traitement et l’article 30 prévoit le registre des traitements dans les cas concernés.

Accès, conservation et sécurité

Le fichier doit rester accessible aux seules personnes habilitées. La CNIL recommande de définir une durée adaptée à la finalité ; une fiche d’un prospect sans interaction ne doit pas rester indéfiniment dans la base.

Protégez le classeur par un mot de passe, limitez les copies par e-mail et stockez-le dans un espace professionnel contrôlé. En cas de violation présentant un risque, la notification à la CNIL intervient sous 72 heures selon l’article 33 du RGPD.

Identifier correctement les professionnels

Pour un client professionnel, le SIRET comporte 14 chiffres et le numéro de TVA intracommunautaire commence généralement par FR. Saisissez ces champs en texte : c’est la consigne de l’onglet Listes et consignes, car un format numérique peut altérer les zéros ou le préfixe.

Ce fichier n’est pas un logiciel de facturation : il ne produit ni facture, ni déclaration de TVA, ni fichier pour Chorus Pro. Le montant annuel estimé sert au suivi commercial et doit être distingué du chiffre d’affaires réellement facturé.

Une relance sans date devient une opportunité oubliée

Le problème le plus coûteux est une fiche remplie sans prochaine relance. La formule de la colonne W renvoie alors une cellule vide et la colonne X affiche À planifier : le tableau de bord ne comptabilise pas cette fiche comme relance en retard, même si le prospect attend une réponse.

Exemple concret : 12 devis de 1 500 € restent sans rappel. Deux affaires signées représentent déjà 3 000 € de chiffre d’affaires potentiel ; sans date dans la colonne S, elles disparaissent de la discipline commerciale.

Un statut jamais mis à jour fausse le pilotage

Conserver Prospect après signature gonfle artificiellement le portefeuille à convertir. Les formules COUNTIF du tableau de bord classent les lignes selon Actif, Prospect ou Inactif : si 8 clients signés restent en statut Prospect, votre taux de conversion et vos priorités deviennent faux.

Mettez à jour le statut après chaque interaction, comme le recommande l’onglet Listes et consignes. Ajoutez aussi un commentaire court : demande de devis, contrat signé, refus ou rappel demandé.

Une donnée juridique mal saisie fragilise le dossier

Un SIRET incomplet, une adresse e-mail avec une faute ou une raison sociale tronquée peut envoyer un devis au mauvais destinataire. Pour une entreprise, contrôlez les 14 chiffres du SIRET et le préfixe du numéro de TVA avant de créer un doublon.

Évitez également de saisir manuellement les valeurs de statut ou de région. Une variante comme Actif avec un espace final n’est pas équivalente à Actif pour COUNTIF et peut exclure la fiche des indicateurs.

Un rendez-vous fixe chaque semaine

Réservez 20 minutes le vendredi pour mettre à jour le dernier contact, la prochaine relance et le statut. Pour une équipe de trois commerciaux qui traite 30 échanges par semaine, cette routine évite de laisser les fiches sans date et rend le lundi immédiatement exploitable.

• Après un appel, complétez R, S et V avant de passer au dossier suivant.
• Utilisez les listes déroulantes plutôt que de retaper les statuts et les régions.
• Consultez X au début de la journée pour traiter d’abord les relances En retard.
• Vérifiez le taux de consentement RGPD dans le tableau de bord chaque mois.

Un contrôle mensuel du tableau de bord

Le premier jour du mois, comparez le nombre de prospects, de clients actifs et le montant annuel estimé. Les trois graphiques permettent de repérer une concentration excessive sur un commercial ou un mois de création inhabituellement faible.

Le champ de recherche du commercial dans B12 permet de sélectionner un nom proposé et de récupérer le montant annuel du premier client trouvé. Il s’agit d’une recherche ciblée, pas d’une analyse détaillée de toutes les affaires du commercial.

Le moment de quitter Excel

Ce modèle convient à une base préparée de 100 lignes. Passez à un logiciel de gestion de la relation client lorsque plusieurs personnes modifient simultanément les fiches, lorsque l’historique des échanges devient indispensable ou lorsque vous dépassez régulièrement ces 100 lignes.

Avant cette étape, conservez une copie mensuelle datée et contrôlez les accès. Une sauvegarde du 30/09/2026, par exemple, permet de retrouver l’état de la base avant une suppression accidentelle.