Bon de commande Excel - Modèle Gratuit

1. Étape 1 — Ouvrez l'onglet Mode d'emploi et parcourez les consignes avant de modifier les cellules préremplies.
2. Étape 2 — Dans Catalogue produits, remplacez les exemples par vos références, désignations, prix unitaires et taux de TVA utilisés habituellement.
3. Étape 3 — Dans Bon de commande, renseignez les coordonnées du fournisseur et du client dans les blocs prévus à cet effet.
4. Étape 4 — Ajoutez chaque article dans le tableau : référence, désignation, quantité, prix et informations de TVA selon les colonnes disponibles.
5. Étape 5 — Vérifiez les montants calculés, le total HT, la TVA et le total TTC avant d'envoyer le document au fournisseur ou au client.
6. Étape 6 — Consultez Tableau de bord pour suivre la répartition et le volume de vos commandes, puis enregistrez une copie datée du fichier.

Un outil d'achat pour les petites structures

Un bon de commande formalise la demande avant la livraison ou la facturation. Dans une TPE du bâtiment, l'assistante de gestion peut commander 25 sacs de mortier, 8 plaques de plâtre et 4 boîtes de vis auprès de trois fournisseurs sans mélanger les références ni les adresses de livraison.

Le fichier convient aussi au gérant d'une EURL, à une boutique en ligne qui réassortit 300 commandes par mois, ou au trésorier d'une association qui achète du matériel pour un événement. Le besoin revient souvent le lundi pour les approvisionnements, en début de saison pour les stocks et avant la clôture mensuelle pour rapprocher les commandes reçues des factures.

Les quatre onglets dans le déroulement réel

L'image 1 montre l'onglet Bon de commande : le titre est centré sur huit colonnes, avec un bloc Fournisseur à gauche et un bloc Client à droite. Les lignes suivantes affichent les libellés Nom, Adresse, Ville et Téléphone ou Email, puis le détail des produits et les montants.

Dans l'image 2, Catalogue produits sert de liste de référence. Vous y préparez vos articles avant la saisie, par exemple une cartouche à 6,50 € HT et un carton d'emballage à 18,00 € HT. Cela évite de recopier 40 fois le même tarif sur un mois.

L'image 3 présente Tableau de bord, utile au responsable qui veut voir rapidement le volume des achats et leur répartition. L'image 4 rappelle les règles de fonctionnement du fichier, notamment les cellules à compléter et celles qui portent les calculs.

Un exemple de circuit simple

Pour un artisan avec 4 salariés, une commande hebdomadaire de 1 240,00 € HT peut être préparée le vendredi, vérifiée le lundi matin puis envoyée au fournisseur. À la réception, le document sert de base au rapprochement avec le bon de livraison et la facture, sans remplacer ces deux pièces.

Un bon de commande n'est pas une facture

Le bon de commande engage généralement l'acheteur lorsqu'il est accepté, mais il ne remplace pas une facture. La facture devra notamment comporter la date, un numéro séquentiel unique, l'identité et l'adresse du vendeur et de l'acheteur, le SIREN ou SIRET, le numéro de TVA intracommunautaire lorsqu'il est requis, les désignations, les quantités, les prix et la TVA détaillée par taux.

Pour une vente taxable en France, les taux usuels sont 20 % au taux normal, 10 % au taux intermédiaire, 5,5 % au taux réduit et 2,1 % au taux super-réduit. Une ligne de 500,00 € HT à 20 % génère 100,00 € de TVA et 600,00 € TTC ; contrôlez le taux dans le catalogue avant de transmettre le bon.

Conditions de paiement et facturation électronique

En B2B, le délai convenu peut aller jusqu'à 60 jours à compter de la facture, ou 45 jours fin de mois dans le cadre prévu par la loi ; à défaut de convention, le délai de référence est 30 jours. Une facture impayée peut aussi entraîner des pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € entre professionnels.

La réforme de la facturation électronique impose à toutes les entreprises établies en France de pouvoir recevoir des factures électroniques à partir du 1er septembre 2026. L'émission devient obligatoire à cette date pour les grandes entreprises et les ETI, puis au 1er septembre 2027 pour les PME et micro-entreprises ; un bon de commande Excel reste donc un document préparatoire, pas le format final de facturation.

Vérifications comptables

Conservez les bons de commande, devis, bons de livraison et factures pendant 10 ans au titre des pièces comptables. Pour une micro-entreprise, le fichier aide au suivi mais ne permet pas de déduire les charges réelles ; en EURL, SARL ou SAS, le bon doit être rapproché de la comptabilité et du compte de résultat.

Une référence mal saisie devient vite une dépense

La panne la plus fréquente est la confusion entre deux références proches. Un atelier qui commande 12 pièces à 48,00 € au lieu de 12 pièces à 84,00 € peut recevoir un matériel inutilisable ; avec 60 € de transport retour et deux heures de recherche, l'erreur coûte facilement plus de 500 € avant même la nouvelle livraison.

Le Catalogue produits limite ce risque, à condition de ne pas modifier le prix directement dans une ancienne commande sans vérifier sa date. Pour un article dont le tarif passe de 18,00 € à 19,50 €, la différence sur 80 unités atteint 120,00 € HT : ce montant doit être visible avant validation du bon.

Le prix hors taxes et la TVA sont souvent mélangés

Une commande de 2 000,00 € TTC n'est pas une commande de 2 000,00 € HT. Avec une TVA à 20 %, le montant HT est de 1 666,67 € et la taxe de 333,33 €. Si le service achats reporte 2 000,00 € en charge HT, le budget est surévalué de 333,33 € et le rapprochement avec la facture devient faux.

Le problème est encore plus coûteux lorsqu'un même document contient des travaux de rénovation à 10 % et des produits à 20 %. Une commande de 1 000,00 € HT répartie à parts égales produit 150,00 € de TVA, et non 200,00 € ; le taux doit être contrôlé ligne par ligne.

Une validation absente bloque la réception

Un fournisseur peut livrer sans savoir quelle commande il doit suivre si le document ne porte ni numéro interne, ni date, ni contact. Pour une PME qui reçoit 15 livraisons dans la semaine, 30 minutes de recherche par colis représentent 7 h 30 de travail mensuel, soit presque une journée de gestion perdue.

Le bon de commande ne doit pas être considéré comme une preuve de livraison. Signez le bon de livraison séparément, contrôlez les quantités reçues et rapprochez ensuite les trois documents : commande, livraison et facture.

Fixez un moment de préparation et un moment de contrôle

Le modèle fonctionne mieux avec deux rendez-vous courts qu'avec une saisie occasionnelle. Bloquez 20 minutes le vendredi pour préparer les besoins de la semaine suivante, puis 10 minutes à la réception pour comparer les quantités au bon de livraison et archiver la version validée.

Commencez par maintenir le Catalogue produits, puis dupliquez le fichier pour chaque commande importante en ajoutant une date et un numéro dans le nom du document. Ne modifiez pas la structure du tableau après l'envoi : gardez la copie originale comme preuve de ce qui a été demandé.

Trois habitudes qui évitent les reprises

• Utilisez les cellules de saisie identifiées par le fond jaune pour distinguer les données à compléter des montants calculés.
• Vérifiez systématiquement trois champs avant l'envoi : référence, quantité et prix unitaire HT. Pour 10 lignes, ce contrôle prend moins de 3 minutes.
• Comparez le total du bon avec le budget disponible dans Tableau de bord ; une commande de 4 800,00 € peut être découpée en deux livraisons si le plafond interne est de 3 000,00 €.

Le tableau de bord doit être consulté chaque semaine, pas seulement en fin d'année. Vous repérez ainsi une hausse de 15 % du volume d'achat avant qu'elle ne pèse sur la trésorerie, surtout lorsque les fournisseurs exigent un acompte de 30 %.

Le moment de quitter Excel

Passez à un logiciel d'achats lorsque plusieurs personnes modifient simultanément le fichier, lorsque vous dépassez environ 1 000 commandes annuelles ou lorsque les stocks, les approbations et les factures doivent être reliés automatiquement. En dessous de ce volume, un fichier maîtrisé reste souvent plus rapide qu'un outil lourd, à condition de conserver une copie datée et un responsable de validation.

À ce niveau de volume, un planning hebdomadaire sert à répartir les validations, les commandes et les relances sans perdre la copie datée ni le responsable de validation.