Plan d’action commercial Excel - Modèle Gratuit

1. Étape 1 — Ouvrez l’onglet Mode d’emploi et prenez connaissance de la logique du fichier avant de modifier les exemples fournis.
2. Étape 2 — Dans Plan Commercial, remplacez les actions d’exemple par vos campagnes, salons, relances, partenariats et opérations de prospection.
3. Étape 3 — Renseignez le responsable, le segment ou client cible, les dates de début et de fin, puis attribuez une priorité à chaque ligne.
4. Étape 4 — Saisissez le budget alloué et le coût réel au fur et à mesure des dépenses. Ne mélangez pas le budget prévu avec les factures déjà reçues.
5. Étape 5 — Indiquez l’objectif de chiffre d’affaires et le CA réalisé lorsque les ventes sont confirmées. Comparez ensuite l’écart budgétaire et le taux d’atteinte.
6. Étape 6 — Consultez Suivi Commercial pour examiner l’avancement des opérations, puis Tableau de Bord pour repérer les écarts et les actions prioritaires.
7. Étape 7 — Actualisez le fichier chaque semaine pendant les campagnes et archivez une copie à la fin du mois afin de conserver l’historique de vos décisions.

Une feuille de route pour les petites équipes

Dans une TPE, le dirigeant porte souvent plusieurs casquettes : il choisit les prospects, valide le budget et rappelle les clients. Un tableau structuré évite que la campagne emailing décidée lundi disparaisse derrière les urgences de production. Avec 5 actions ouvertes, vous voyez immédiatement qui fait quoi, pour quel segment et jusqu’à quelle date.

Le modèle convient aussi au responsable commercial d’une PME qui répartit les opérations entre plusieurs personnes. L’exemple fourni distingue Julien Moreau sur une campagne emailing destinée aux PME de Paris, Camille Dubois sur un salon professionnel à Lyon et Léa Bernard sur une prospection téléphonique auprès des TPE de Marseille. Cette granularité est plus utile qu’une simple liste de tâches.

Les moments où le tableau devient indispensable

Le besoin apparaît généralement avant un trimestre commercial, au lancement d’une nouvelle offre ou lors de la préparation du budget annuel. Une boutique en ligne qui traite 300 commandes par mois peut, par exemple, programmer une relance des clients inactifs en mars puis une offre spéciale au printemps, au lieu de confondre fidélisation et acquisition.

Pour un artisan du bâtiment avec 4 salariés, le plan peut réunir une campagne locale, un partenariat avec un distributeur et deux journées de prospection. Si l’objectif est de générer 40 000 € de CA avec 5 000 € de dépenses prévues, le ratio entre investissement et résultat devient une question de gestion, pas une impression.

Un support partagé entre commerce et gestion

L’assistante de gestion peut mettre à jour les dates et les coûts, tandis que le commercial renseigne le CA réalisé. Le gérant conserve ainsi une vue sur les engagements sans attendre la clôture mensuelle. L’image 1 montre l’onglet Plan Commercial : les colonnes vont du numéro de l’action jusqu’à la priorité, avec les budgets et objectifs regroupés au centre du tableau.

L’image 2 présente Suivi Commercial, utilisé pour relire l’avancement des opérations. L’image 3 montre le Tableau de Bord, qui rassemble les indicateurs visuels ; l’image 4 correspond au Mode d’emploi et rappelle la méthode de saisie.

Le budget commercial doit rester relié aux pièces

Une dépense saisie dans la colonne Coût réel (€) ne remplace pas une facture. Conservez les justificatifs pendant 10 ans pour les pièces comptables et rattachez chaque dépense à l’action concernée : salon, publicité, déplacement ou prestation. Pour une facture de 3 000 € HT au taux de TVA normal de 20 %, le montant TTC atteint 3 600 € ; votre plan doit indiquer clairement si le budget est suivi en HT ou en TTC.

Pour les dépenses soumises à un autre taux, la TVA intermédiaire est de 10 %, le taux réduit de 5,5 % et le taux super-réduit de 2,1 %. Dans le fichier, le budget est présenté en euros, mais la convention HT/TTC doit être fixée au début de l’exercice et appliquée à toutes les lignes. Mon choix est de piloter le budget commercial en HT lorsque l’entreprise récupère la TVA, car cela compare mieux les coûts économiques.

Les ventes obtenues doivent rester facturables

Une action qui affiche 25 000 € de CA réalisé doit correspondre à des factures identifiables : date, numéro séquentiel, identité et adresse du vendeur et du client, SIREN ou SIRET, détail de la TVA et, lorsque nécessaire, numéro de TVA intracommunautaire. Une prestation de 10 000 € HT à 20 % représente 12 000 € TTC et 2 000 € de TVA collectée.

En B2B, le délai de paiement est en principe de 30 jours, avec un maximum de 60 jours à compter de la facture ou 45 jours fin de mois selon l’accord applicable. Ajoutez ces échéances à votre suivi : 6 factures de 2 000 € TTC payées avec 30 jours de retard immobilisent 12 000 € de trésorerie. Une facture impayée peut aussi entraîner des pénalités et l’indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €.

Prospection et données personnelles

Une campagne d’emailing doit respecter le RGPD et les règles de prospection de la CNIL. Documentez la source des contacts, la base légale, l’opposition et la durée de conservation ; un fichier contenant 2 500 prospects n’est pas une simple colonne de noms. Pour une campagne destinée aux particuliers, le consentement préalable est la règle, avec un moyen de désinscription fonctionnel.

En 2026, la réforme de la facturation électronique impose à toutes les entreprises assujetties de pouvoir recevoir des factures électroniques à compter du 1er septembre. Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire doivent aussi les émettre dès cette date ; les PME et micro-entreprises émettront à partir du 1er septembre 2027. Pour le secteur public, utilisez Chorus Pro.

Un objectif de CA sans coût complet

Le premier dérapage consiste à comparer le chiffre d’affaires réalisé au seul budget publicitaire. Une campagne peut afficher 21 000 € de CA pour 2 750 € de dépenses et sembler rentable, alors que 40 heures de prospection interne, valorisées à 35 € de l’heure, ajoutent 1 400 € de coût. Le rendement apparent est alors surestimé de 1 400 €.

Le même problème apparaît avec un salon professionnel. L’exemple du fichier prévoit 8 000 € de budget et 8 400 € de coût réel, soit déjà 400 € de dépassement, pour un objectif de 60 000 € de CA. Si vous oubliez les déplacements, l’hébergement et les invitations clients, le dépassement réel peut atteindre 1 500 € supplémentaires. Le salon n’est pas nécessairement mauvais, mais il faut décider avec le bon coût.

Des actions sans responsable ni date de sortie

Une ligne intitulée Prospection ou Relance, sans nom et sans date de fin, finit souvent dans la zone morte du fichier. Dans une équipe de 4 commerciaux, 8 actions non attribuées peuvent rester bloquées 2 semaines parce que chacun pense qu’un collègue s’en charge. Le champ Responsable et les dates du modèle servent à supprimer cette ambiguïté.

Une campagne qui débute le 1er février et se termine le 28 février doit avoir un résultat attendu à cette date : rendez-vous, devis, commandes ou CA. Sans critère de sortie, le statut reste artificiellement En cours et le tableau de bord donne une vision trop optimiste.

Le taux d’atteinte mal interprété

Un taux de 98 % n’a pas le même sens selon l’objectif. Une prospection qui réalise 9 800 € sur 15 000 € atteint 65,3 %, tandis qu’un webinaire à 13 500 € sur 12 000 € atteint 112,5 %. Le second dépasse son CA mais peut avoir consommé 950 € pour seulement quelques clients ; le taux seul ne mesure donc pas la marge ni le délai d’encaissement.

J’ai aussi vu des équipes saisir le CA signé dans une action puis le même montant dans une autre. Avec 3 opérations à 10 000 €, le tableau affiche alors 30 000 € alors que le portefeuille ne contient que 20 000 €. Utilisez un identifiant de commande ou une règle de rattachement unique, et ne marquez comme réalisé que le CA effectivement attribuable à la campagne.

Un rendez-vous fixe vaut mieux qu’une mise à jour occasionnelle

Bloquez 20 minutes chaque vendredi pour actualiser les coûts, les statuts et les résultats de la semaine. Le responsable commercial renseigne les rendez-vous et le CA, l’assistante de gestion contrôle les dépenses ; le gérant ne tranche ensuite que les écarts. Cette routine est plus efficace qu’une longue séance le 30 du mois.

Pour une opération qui dure 6 semaines, ne saisissez pas les 6 semaines en une seule fois. Actualisez le coût réel après chaque facture et le CA après chaque commande confirmée. Une dépense de 1 200 € engagée sur une campagne dont l’objectif est 12 000 € doit être visible dès son engagement, même si la facture n’est pas encore payée.

Trois habitudes qui évitent l’abandon

• Dupliquez l’onglet ou le fichier en début de mois uniquement après avoir archivé la version précédente, afin de conserver l’historique des budgets et des taux d’atteinte.
• Utilisez les listes de validation pour les statuts et les priorités ; vous évitez ainsi d’avoir En cours, En cours ! et en-cours comme trois valeurs différentes.
• Ajoutez une mise en forme conditionnelle sur les dépassements de budget et les taux d’atteinte inférieurs à 80 %, puis traitez ces lignes pendant la réunion du vendredi.

Si votre équipe comporte 3 commerciaux et moins de 50 actions actives, Excel reste généralement suffisant. Au-delà de 10 000 lignes, de plusieurs canaux d’acquisition ou de mises à jour quotidiennes par plusieurs utilisateurs, passez à un CRM : les droits d’accès, l’historique des modifications et le rattachement des opportunités deviennent plus importants que la souplesse d’une feuille.

Une revue mensuelle orientée décision

À la clôture, comparez les actions terminées, le budget consommé et le CA réalisé. Une campagne à 2 750 € qui génère 21 000 € mérite peut-être d’être reconduite ; une autre à 5 200 € pour 38 500 € doit être examinée avec sa marge et ses délais de paiement, pas seulement avec son chiffre d’affaires.

Conservez une copie en lecture seule après chaque mois. Vous pourrez expliquer pourquoi un budget a été augmenté de 3 000 € à 4 000 € et vérifier si la décision a effectivement produit davantage de ventes.

Pour tracer chaque arbitrage, le bon de commande formalise aussi le budget validé et les délais de paiement associés.