Délais de paiement Excel - Modèle Gratuit

1. Ouvrez l'onglet Suivi paiements et renseignez une facture par ligne dans les cellules jaunes, de la colonne N° facture à la colonne Commentaires.
2. Saisissez l'identité du client, notamment son nom, sa ville et son SIRET, puis indiquez la date de facture.
3. Entrez le montant HT et choisissez le taux de TVA dans la liste déroulante. Le montant TTC est calculé automatiquement.
4. Sélectionnez la condition de paiement : comptant, 30 jours, 45 jours, 45 jours fin de mois ou 60 jours. Le délai contractuel et la date d'échéance se remplissent automatiquement.
5. Ajoutez la date de règlement dès que le paiement est reçu. Le statut passe alors à Réglée et le montant restant dû devient nul.
6. Dans l'onglet Synthèse, modifiez la date d'analyse en B3 pour recalculer les factures à échéance, les retards et le délai moyen de règlement.
7. Consultez l'onglet Paramètres pour adapter les conditions proposées et l'onglet Mode d'emploi pour retrouver les consignes de saisie et de relance.

Les petites entreprises face aux paiements décalés

Un gérant d'EURL de plomberie, une assistante de gestion dans une PME du bâtiment ou un indépendant en micro-entreprise ont le même besoin : savoir quelles factures doivent être encaissées cette semaine et lesquelles nécessitent une action. Avec 40 factures mensuelles, quelques oublis suffisent à créer plusieurs milliers d'euros d'écart de trésorerie.

L'onglet Suivi paiements convient lorsqu'une facture est émise, modifiée ou réglée. Vous renseignez par exemple FAC-2026-001, Camille Martin, Paris, le SIRET, la date du 08/01/2026, 1 250 € HT et 20 % de TVA. Le fichier calcule 1 500 € TTC et applique le délai choisi.

Un usage différent selon le rythme d'activité

Une boutique en ligne qui traite 300 commandes par mois aura intérêt à regrouper ses factures ou ses clients selon son organisation comptable, puis à vérifier chaque vendredi les lignes dont la colonne Relance à effectuer indique Oui. Un trésorier d'association peut, lui, utiliser le fichier avant chaque réunion mensuelle pour distinguer les cotisations encaissées des prestations encore dues.

Pour un artisan employant 4 salariés, la revue des encaissements doit précéder la paie de fin de mois. Une facture de 6 400 € TTC en attente représente parfois plus de deux semaines de salaires ou de charges à financer. La synthèse permet de mesurer cet encours sans additionner les lignes à la main.

La date d'analyse comme point de contrôle

Le modèle ne regarde pas seulement la date du jour : la cellule B3 de Synthèse fixe la date de référence. Vous pouvez donc reconstituer la situation au 30/06/2026 pour une clôture intermédiaire ou au 08/09/2026 pour votre point de gestion actuel.

Le délai légal et les limites contractuelles

En France, le délai de paiement entre professionnels est en principe de 30 jours à compter de la réception de la facture ou de l'exécution de la prestation. Un délai négocié peut atteindre 60 jours à compter de la facture, ou 45 jours fin de mois selon les modalités prévues au contrat et à la facture. Le choix affiché dans le fichier doit donc correspondre à la clause réellement acceptée.

L'onglet Paramètres propose Comptant, 30 jours, 45 jours, 45 jours fin de mois et 60 jours. Dans le modèle, 45 jours fin de mois est traduit par 60 jours dans la colonne Délai en jours : cette approximation doit être vérifiée avec votre méthode contractuelle, car le calcul calendaire exact peut conduire à une date différente selon la date d'émission.

TVA et mentions de facture

Le fichier propose les taux de TVA de 20 %, 10 %, 5,5 % et 2,1 %. Sur une facture à 1 250 € HT au taux normal de 20 %, le calcul donne 250 € de TVA et 1 500 € TTC. Le taux retenu dans la liste ne remplace pas le contrôle de la nature du bien ou du service.

Votre facture doit notamment comporter un numéro séquentiel, sa date, les coordonnées du vendeur et de l'acheteur, le SIREN ou SIRET, le numéro de TVA intracommunautaire lorsqu'il est requis, les dates de livraison ou d'exécution, ainsi que le détail de la TVA par taux. Les factures adressées au secteur public passent par Chorus Pro.

Relance et conséquences du retard

En cas de retard, les pénalités prévues aux conditions générales deviennent exigibles sans rappel préalable, et l'indemnité forfaitaire de recouvrement est de 40 € pour les clients professionnels. Le tableur signale la relance, mais il ne calcule ni pénalités ni indemnité : ajoutez ces éléments à votre facture ou à votre suivi juridique séparé.

Une facture marquée réglée trop tôt

L'erreur la plus coûteuse consiste à renseigner une date de règlement dès qu'un client annonce son virement. Dans ce fichier, toute date en colonne L fait passer la facture au statut Réglée et remet le montant restant dû à zéro. Si 8 000 € sont annoncés mais non crédités sur le compte, votre synthèse affiche une trésorerie disponible qui n'existe pas.

Attendez le relevé bancaire ou une preuve suffisamment fiable avant de saisir la date. Pour une facture de 6 400 € TTC, trois jours de décalage peuvent provoquer un découvert, des agios ou un prélèvement fournisseur rejeté.

Une condition commerciale mal choisie

Choisir 30 jours au lieu de 45 jours modifie directement la date d'échéance et le statut. Une facture datée du 12/03/2026 avec 45 jours arrive autour du 26/04/2026, alors qu'une règle à 30 jours la fait arriver le 11/04/2026. Une relance envoyée quinze jours trop tôt peut détériorer la relation client ; une relance quinze jours trop tard laisse dormir l'encours.

Le cas 45 jours fin de mois mérite une vigilance particulière : la valeur 60 jours présente dans Paramètres est une convention simplifiée du modèle, pas un calcul universel de fin de mois. Vérifiez les dates obtenues avant d'automatiser vos courriels.

Des informations client insuffisantes

Un nom sans SIRET, une facture sans numéro de commande ou un commentaire vide compliquent le recouvrement. Si un client conteste 2 400 € pour une prestation livrée, l'absence de bon de livraison, de courriel daté ou de procès-verbal peut retarder le paiement de plusieurs semaines.

Inscrivez dans Commentaires la référence du bon de commande, la date de relance et le motif d'un éventuel litige. Le tableau ne remplace pas les justificatifs, mais il vous évite de perdre la chronologie des actions.

Un créneau fixe plutôt qu'une mise à jour occasionnelle

Réservez 20 minutes chaque vendredi pour saisir les nouvelles factures et les règlements visibles sur le relevé bancaire. Pour 25 factures ouvertes, ce contrôle suffit généralement à repérer les échéances de la semaine suivante et les lignes dont le statut devient En retard.

Commencez par actualiser la date d'analyse dans Synthèse, puis filtrez l'onglet Suivi paiements sur le statut et la colonne Relance à effectuer. Contactez d'abord les clients représentant les montants les plus élevés : une relance pour 6 400 € produit un effet de trésorerie supérieur à cinq relances de 150 €.

Trois habitudes qui évitent les doubles saisies

• Saisissez la facture le jour de son émission, avec son numéro séquentiel et sa date, au lieu d'attendre la fin du mois.
• Ajoutez la date de règlement uniquement après vérification bancaire et inscrivez la référence du virement dans Commentaires.
• Contrôlez les conditions et les taux dans Paramètres avant chaque nouvelle série de factures, notamment si votre activité applique plusieurs taux de TVA.

Quand le tableur atteint sa limite

Ce modèle prépare 100 lignes opérationnelles et convient à un suivi manuel de petite structure. Si vous dépassez régulièrement ce volume, si plusieurs personnes modifient le fichier simultanément ou si vous devez rapprocher automatiquement les relevés bancaires, passez à un logiciel de facturation ou de gestion du recouvrement.

Conservez alors le fichier comme support de contrôle historique. Une revue mensuelle de la Synthèse, avant la déclaration de TVA ou la clôture comptable, permet de comparer les encaissements réels avec le grand livre.