Gestion de projet
Planning de réservation Excel - Modèle Gratuit
Planning Excel pour gérer réservations, clients, dates, statuts, acomptes, TVA, soldes et suivi mensuel du chiffre d’affaires.
2026-10-11
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Ce planning de réservation Excel centralise les clients, les dates de début et de fin, les prestations, les tarifs HT, la TVA, les acomptes et les soldes à encaisser. Il comprend un onglet Réservations pour la saisie, un Tableau de bord avec indicateurs et graphiques, ainsi qu’un onglet Instructions.
Le fichier convient à une chambre d’hôtes, un hôtel indépendant, un espace de coworking, une salle de réunion ou un prestataire qui réserve des créneaux. Les colonnes calculées déterminent automatiquement la durée, les montants HT, la TVA, le TTC et le solde restant.
Les principaux atouts de ce modèle Excel
- Centralisez jusqu’à 100 lignes préparées dans un tableau filtrable, avec les dates, clients, prestations et paiements au même endroit.
- Calculez automatiquement le montant HT, la TVA, le TTC et le solde restant à partir du tarif, de la durée et de l’acompte.
- Gérez les statuts Confirmée, En attente, Annulée et Terminée avec des listes déroulantes, sans ressaisie libre.
- Suivez le chiffre d’affaires TTC et HT, le nombre de réservations, le taux de confirmation, le nombre de personnes et les sommes restant à encaisser.
- Recherchez une réservation à partir de son numéro et retrouvez le client, la prestation, la date de début, le montant TTC et le statut.
- Analysez les réservations par mois grâce aux tableaux et aux 3 graphiques du Tableau de bord.
- Limitez les erreurs de saisie grâce aux contrôles sur les dates, les nombres de personnes, les tarifs, les acomptes et les taux de TVA.
Guide pas à pas
- Ouvrez l’onglet Réservations. Chaque ligne correspond à un dossier et les lignes 2 à 101 sont préparées pour vos saisies.
- Saisissez le numéro, la date de réservation, le client, la ville, l’e-mail et le type de prestation. Les cellules de saisie sont visuellement distinguées des cellules calculées.
- Renseignez les dates d’arrivée et de départ, puis le nombre de personnes et le tarif unitaire HT. Une réservation sur une seule date reçoit automatiquement une durée minimale d’un jour.
- Choisissez le taux de TVA, le statut et le mode de paiement dans les listes proposées. Saisissez uniquement l’acompte réellement reçu.
- Contrôlez les colonnes calculées : durée, montant HT, montant TVA, montant TTC et solde restant. Une réservation annulée génère automatiquement un montant HT nul.
- Consultez le Tableau de bord pour lire les indicateurs, les résultats mensuels et les graphiques. Saisissez un numéro dans la zone de recherche pour afficher le détail d’une réservation.
- Utilisez l’onglet Instructions comme mémo de saisie et vérifiez les données personnelles conservées avant de transmettre le fichier.
Fonctionnalités incluses
Onglet Réservations structuré de A à T avec numéro, dates, client, ville, e-mail, prestation, personnes, tarif, TVA, statut, paiement, acompte et commentaire.
Table Excel TableReservations couvrant A1:T101, avec filtre automatique et première ligne figée.
Calcul de la durée avec un minimum d’une nuit ou journée grâce à la formule IF et à la différence entre les dates.
Calcul automatique du HT, de la TVA, du TTC et du solde restant à partir des colonnes de saisie.
Tableau de bord avec chiffre d’affaires TTC, chiffre d’affaires HT, nombre de réservations, statuts, taux de confirmation, personnes, solde dû et panier moyen.
Recherche par numéro de réservation utilisant VLOOKUP et IFERROR pour afficher les principales informations du dossier.
Analyse mensuelle de janvier à décembre 2026 avec réservations, confirmations, CA TTC, nuits ou jours réservés et graphiques par statut.
Qui utilise un planning de réservation Excel en France
Un planning de réservation sert à éviter les carnets séparés, les messages éparpillés et les acomptes oubliés. Il convient notamment au gérant d’une chambre d’hôtes, à l’assistante d’une PME qui réserve une salle, au responsable d’un espace de coworking ou au prestataire qui vend des créneaux à la journée.
Pour les hébergements et les prestations à la journée
Dans l’onglet Réservations, vous indiquez une date d’arrivée ou de début en colonne G et une date de départ ou de fin en colonne H. La colonne J calcule la durée ; pour une réservation le 18/02/2026 avec la même date de début et de fin, le fichier retient 1 jour. Pour un séjour du 12/01/2026 au 15/01/2026, il calcule 3 nuits.
Un exemple déjà présent montre Camille Martin à Paris, pour une chambre standard, 2 personnes, 3 nuits à 120,00 € HT. Le montant HT atteint 360,00 €, la TVA à 10 % 36,00 €, le TTC 396,00 € et l’acompte de 100,00 € laisse 296,00 € à encaisser.
Pour une salle ou un espace professionnel
Le même tableau convient à une salle de réunion réservée pour 18 personnes à 450,00 € HT. L’exemple Julien Bernard affiche une réservation le 18/02/2026, un taux de TVA de 20 % et un acompte de 540,00 €, soit exactement le TTC d’une journée à 450,00 € HT.
Le Tableau de bord sert ensuite au point hebdomadaire : 12 lignes mensuelles présentent les réservations, les confirmations, le CA TTC et les nuits ou jours réservés. Les trois graphiques facilitent la lecture sans modifier la table source.
TVA, factures et données clients à rattacher à vos réservations
Le taux de TVA doit correspondre à la prestation réellement vendue. Le modèle accepte un taux de 0 à 100 % ; les taux courants sont 20 % au taux normal, 10 % au taux intermédiaire, 5,5 % au taux réduit et 2,1 % au taux super-réduit. L’exemple d’hébergement utilise 10 %, tandis que la salle de réunion utilise 20 %.
Le calcul du prix ne remplace pas la facture
La colonne L calcule le HT, N la TVA et O le TTC. Une facture française doit aussi comporter la date, un numéro séquentiel, l’identité et l’adresse des parties, le SIREN ou SIRET, le numéro de TVA intracommunautaire lorsqu’il est requis et le détail de la TVA par taux. Le délai de paiement est en principe de 30 jours, avec un maximum de 60 jours entre professionnels si les conditions sont prévues.
Pour une activité en franchise en base de TVA, vous ne facturez pas la TVA : le paramétrage du taux doit alors être cohérent avec votre régime et la mention obligatoire d’exonération doit figurer sur la facture. Le classeur calcule des montants, mais ne constitue pas une facture ni une déclaration CA3 ou CA12.
Acompte, annulation et données personnelles
Un acompte de 100,00 € saisi en R est soustrait du TTC par la colonne S. Si le statut devient Annulée, la formule de L met le HT à 0 ; vérifiez toutefois vos conditions d’annulation et les sommes juridiquement conservées ou remboursées.
Les noms, e-mails et villes sont des données personnelles au sens du RGPD. L’onglet Instructions rappelle de limiter la collecte aux informations nécessaires. Conservez le fichier avec un accès restreint et ne gardez pas les données plus longtemps que nécessaire à la réservation, à la facturation et aux obligations applicables.
Là où le suivi des réservations coûte de l’argent
Le premier problème observé est la réservation saisie dans un agenda, mais jamais reportée dans le suivi financier. Une chambre vendue 3 nuits à 120,00 € HT représente 396,00 € TTC avec 10 % de TVA ; sans ligne dans le tableau, l’acompte de 100,00 € peut rester invisible et le solde de 296,00 € ne sera pas relancé.
Une date mal saisie fausse toute la période
Une date de départ au 16/01/2026 au lieu du 15/01/2026 transforme un séjour de 3 nuits en 4, soit 120,00 € HT de différence avec un tarif unitaire de 120,00 €. La validation de date réduit ce risque, mais vous devez relire les dates avant de confirmer le dossier.
Autre cas fréquent : une réservation d’une salle pour le 18/02/2026 avec une date de fin laissée vide. La colonne J reste vide et les montants ne se calculent pas correctement. Saisissez toujours les deux dates, même pour une prestation d’une journée.
Annulation, acompte et solde ne racontent pas la même chose
Une réservation annulée passe à 0,00 € HT dans le fichier, mais un acompte déjà reçu ne disparaît pas automatiquement de la colonne R. Si 300,00 € ont été encaissés sur une prestation de 1 200,00 € TTC puis annulée, contrôlez le remboursement ou la conservation de l’acompte avant de considérer le solde affiché comme définitif.
Enfin, un taux de TVA copié d’une ancienne prestation peut produire une facture erronée. Sur 1 000,00 € HT, 20 % donnent 200,00 € de TVA et 1 200,00 € TTC ; à 10 %, les montants deviennent 100,00 € et 1 100,00 €. Le contrôle du taux doit précéder l’envoi du devis ou de la facture.
Transformer le planning de réservation en routine mensuelle
Le fichier reste utile s’il est mis à jour au moment où la réservation arrive, pas en fin de mois. Réservez 10 minutes chaque matin pour intégrer les demandes reçues par e-mail ou téléphone, puis 15 minutes le vendredi pour contrôler les statuts et les acomptes.
Une routine courte pour ne pas abandonner le tableau
- Attribuez immédiatement un numéro séquentiel comme RSV-2026-004 et renseignez le statut En attente tant que le paiement ou la validation n’est pas obtenu.
- Passez à Confirmée seulement après contrôle de la date, du tarif HT, du taux de TVA et de l’acompte.
- Le dernier jour ouvré du mois, filtrez les réservations et rapprochez le solde restant avec les paiements bancaires.
- Au début du mois suivant, consultez le Tableau de bord : comparez le CA TTC, les réservations confirmées et les sommes encore dues.
Quand remplacer Excel
Ce modèle est adapté à un fichier préparé de 100 lignes. Si plusieurs personnes saisissent simultanément, si vous gérez plusieurs ressources avec des conflits de créneaux, ou si vous dépassez régulièrement 100 réservations actives, passez à un logiciel de réservation avec calendrier partagé et journal des modifications.
Conservez alors Excel pour l’export ou l’analyse, mais évitez les doubles saisies. Une réservation de 450,00 € HT, un acompte de 540,00 € et un statut modifié par deux personnes doivent rester traçables ; un classeur local ne fournit pas ce niveau de contrôle.
Questions fréquentes sur ce modèle
L’onglet Réservations est préparé de la ligne 2 à la ligne 101, soit 100 lignes opérationnelles. La table Excel couvre A1:T101. Si vous dépassez ce volume, étendez la table et les formules avec prudence ou adoptez un outil dédié.
La colonne J soustrait la date de début de la date de fin et applique un minimum de 1. Du 12/01/2026 au 15/01/2026, la durée est donc de 3 nuits ou jours ; pour deux dates identiques, elle est de 1.
Lorsque le statut de la colonne P devient Annulée, le montant HT de la colonne L est automatiquement mis à zéro. Vérifiez séparément l’acompte déjà reçu, car la colonne R conserve la somme saisie.
Non. La colonne M accepte un taux compris entre 0 et 100 %. Le fichier propose des exemples à 10 % et 20 % ; sélectionnez le taux correspondant à votre prestation et à votre régime de TVA avant d’utiliser les montants pour facturer.
Saisissez son numéro dans la zone de recherche, par exemple RSV-2026-001. Les formules VLOOKUP et IFERROR affichent le client, la prestation, la date de début, le montant TTC et le statut, ou indiquent que la réservation est introuvable.
Non. Il sert au suivi des dossiers, des montants et des indicateurs. Il ne gère pas un calendrier partagé, les disponibilités en temps réel, les paiements en ligne, l’envoi de factures ni la facturation électronique Factur-X ou Chorus Pro.
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